Darum geht‘s in diesem Beitrag:
Ja, ein Vorstellungsgespräch ist immer eine Herausforderung, die nervös macht. Aber mit der richtigen Vorbereitung steigen Ihre Chancen auf attraktive Assistenz-Positionen erheblich. Ob klassisch vor Ort oder virtuell: Erfahren Sie hier, wie Sie sich als Executive Assistant auf Vorstellungsgespräche vorbereiten.
- Ohne Vorbereitung kein Erfolg
- Virtuelle Vorstellungsgespräche vorbereiten
- Wählen Sie die richtige Kleidung
- Beantworten Sie Fragen authentisch und strukturiert
- Umgang mit Stressfragen
- Selbstbewusst und entspannt auftreten
- Nachbereitung: So bleiben Sie in Erinnerung
- Fazit
Erfolgreich im Vorstellungsgespräch – mit einer smarten Vorbereitung
Möchten Sie sich als Assistenzkraft besser auf künftige Vorstellungsgespräche vorbereiten? Eine tolle Einstellung – denn dass Vorstellungsgespräche für Herzklopfen sorgen können, wissen wir alle. Das ist auch bei erfahrenen Executive Assistants und anderen Office Professionals nicht anders.
In diesem Job kommt es nicht nur auf Ihre Fähigkeiten an, sondern auch darauf, ob Sie menschlich und kulturell ins Team passen. Wie Sie sich darauf vorbereiten, souverän und selbstbewusst auftreten und auch schwierige Fragen meistern, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum Sie ohne Vorbereitung kein Vorstellungsgespräch meistern
Ein Vorstellungsgespräch ist weit mehr als ein einfacher Austausch. Es ist Ihre Chance, sich als perfekte Besetzung für die offene Stelle zu präsentieren – und die Erwartungen von Personalverantwortlichen und Geschäftsführern zu übertreffen. Ohne Vorbereitung laufen Sie Gefahr, wichtige Fragen nicht souverän zu beantworten oder durch Unsicherheiten negativ aufzufallen.
Hand aufs Herz: Wissen Sie, was Sie überzeugen lässt? Vorbereitung bringt Struktur in Ihre Argumente, Selbstvertrauen in Ihre Haltung und Klarheit über Ihre Stärken. Mit 20 Jahren Erfahrung als Personalberaterin weiß ich: Nur wer vorbereitet ist, kann authentisch auftreten und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
Zoom, Teams & Co: virtuelle Vorstellungsgespräche vorbereiten
Viele Unternehmen führen mittlerweile Video-Interviews – das entspricht dem Zeitgeist und spart beiden Seiten Anfahrt und Kapazitäten. Aber technisch und organisatorisch müssen Sie sich natürlich auf den Bildschirm vorbereiten.
So meistern Sie Ihr Online-Gespräch:
- Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung und wählen Sie einen ruhigen, neutralen Hintergrund.
- Nutzen Sie ein hochwertiges Mikrofon und eine Kamera, um klar und professionell wahrgenommen zu werden.
- Testen Sie die vom Arbeitgeber vorgeschlagene Software (z. B. Zoom, Teams) vorab, um technische Probleme zu vermeiden.
Wählen Sie die richtige Kleidung
Ihr Outfit sollte zur Branche und Unternehmenskultur passen, gleichzeitig aber Ihre Persönlichkeit unterstreichen.
- Kleiden Sie sich professionell, aber nicht steif.
- Vermeiden Sie extreme Farben oder auffällige Muster.
- Wichtig ist, dass Sie sich wohlfühlen und sicher auftreten können.
- Achten Sie auch bei virtuellen Gesprächen auf ein passendes Oberteil.
- Gepflegte Haare und eventuell Make-up runden Ihr Aussehen ab.
Beantworten Sie Fragen authentisch und strukturiert
Ehrlichkeit und Authentizität sind in Vorstellungsgesprächen essenziell – besonders als Assistentin oder Assistent. Denn Unternehmen suchen nicht nur nach fachlicher Qualifikation, sondern auch nach Persönlichkeit.
So beantworten Sie Fragen souverän:
- Seien Sie ehrlich über Ihre Stärken und Schwächen. Beispiel: „Ich arbeite sehr strukturiert, aber bei größeren Projekten übe ich mich noch in Delegation.“
- Belegen Sie Ihre Antworten mit konkreten Beispielen aus Ihrer Praxis.
- Bereiten Sie Antworten auf typische Fragen wie „Warum möchten Sie bei uns arbeiten?“, „Was war Ihr größter beruflicher Erfolg?“ oder „Was motiviert Sie?“ vor.
Nutzen Sie dazu auch die bewährte STAR-Methode:
- Situation: Beschreiben Sie den Kontext Ihres Erfolgs
- Task: Erläutern Sie Ihre Aufgabe
- Action: Nennen Sie die konkreten Schritte, die Sie unternommen haben
- Result: Präsentieren Sie das Ergebnis
So gehen Sie souverän mit Stressfragen um
Assistenzen müssen belastbar, eigenständig und multitaskingfähig sein. Beziehen Sie deshalb in die Vorbereitung zu Ihrem Vorstellungsgespräch mit ein, dass Personalverantwortliche unerwartete oder schwierige Fragen stellen, um Sie zu testen.
- Bleiben Sie ruhig und analysieren Sie die Frage, bevor Sie antworten.
- Denken Sie laut: „Das ist eine interessante Frage. Ich würde es folgendermaßen angehen…“
- Bereiten Sie sich auf solche Situationen durch Übungsgespräche mit einem Vertrauten vor.
Selbstbewusst und entspannt auftreten
Was gern mal vergessen wird: Ein Vorstellungsgespräch ist eine Straße, die in zwei Richtungen führt. Betrachten Sie das Treffen als Gelegenheit, auch das Unternehmen zu bewerten. Es geht um eine beidseitige Entscheidung.
- Üben Sie vor dem Termin Entspannungstechniken wie tiefes Atmen oder Meditation, um Ihre Nerven zu beruhigen.
- Erinnern Sie sich daran, dass Sie mit Ihrer Bewerbung schon einen wichtigen Schritt gemeistert haben.
- Führen Sie das Gespräch mit dem Gedanken: „Ich darf prüfen, ob das Unternehmen auch zu mir passt.“
- Bereiten Sie dafür gezielte Fragen vor, um zusätzliche Informationen über die Position, die Unternehmenskultur und die Führungskraft zu erfahren und eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
Nachbereitung: So bleiben Sie gut in Erinnerung
Puuh! Das Vorstellungsgespräch ist vorbei. Jetzt können Sie mit einer professionellen Nachbereitung punkten:
- Follow-up: Senden Sie eine kurze Dankesmail und bekräftigen Sie Ihr Interesse an der Position. Das hinterlässt einen positiven Eindruck.
- Selbstreflexion: Notieren Sie für sich selbst, was gut lief und wo Sie sich verbessern können.
- Bereit bleiben: Halten Sie Ihre Unterlagen und Notizen bereit, falls es zu weiteren Gesprächen oder Aufgaben kommt.
Fazit: Gute Vorbereitung ist schon die halbe Miete
Ein Vorstellungsgespräch ist Ihre Gelegenheit zu zeigen, warum Sie als Executive Assistant unverzichtbar sind. Und mit der richtigen Vorbereitung, einem authentischen Auftreten und einer klaren Strategie bringen Sie nicht nur sich selbst in eine entspannte Ausgangsposition, Sie hinterlassen auch einen professionellen, positiven Eindruck.
Sehen Sie jedes Gespräch als Chance zu wachsen.
Ich drücke Ihnen die Daumen!
Möchten Sie sich bei der Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche begleiten lassen?
Ich bin Verena Schiffer, Ihre Expertin für die Karriereentwicklung von Executive Assistants und Office Professionals. Mit 20 Jahren Erfahrung helfe ich Ihnen, selbstbewusst aufzutreten und dort anzukommen, wo Sie beruflich hinmöchten.
