Initiativbewerbung

Teamassistent:in / Office Manager:in (m/w/d)

Kanzlei für gewerblichen Rechtsschutz 

Standort: München
Vollzeit

Für eine führende europäische Kanzlei für gewerblichen Rechtsschutz mit ca. 10 Kolleg:innen in einem attraktiven Büro in bester Münchner Innenstadtlage suche ich ab sofort eine Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Ihre Rolle

Als Teamassistent:in und Office Manager:in übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Münchner Büro. Sie unterstützen die Rechtsanwälte im Tagesgeschäft, koordinieren den Empfang und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Dabei sind Sie erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen und tragen wesentlich dazu bei, die Kanzlei professionell zu repräsentieren.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung: Betreuung der Münchner Rechtsanwälte, einschließlich Aktenpflege, Scannen, Kopieren, Übersetzungen (Deutsch ↔ Englisch) und Dokumentenmanagement.
  
  
• Reise- und Terminmanagement: Organisation von Geschäftsreisen, Buchung von Unterkünften, Erstellung von Reiseplänen sowie Verwaltung von Kalendern und Terminen.
  
  
• Sekretariatsaufgaben: Erstellung von Standardbriefen, Bearbeitung von Rechnungen und internen Spesenabrechnungen.
  
  
• Empfang und Büroorganisation: Begrüßung von Mandanten und Gästen, Koordination von Besprechungsräumen sowie Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf im Rahmen des Budgets.
  
  
• Kommunikation: Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Zusammenarbeit mit den Operationsteams in Großbritannien (Business Development, Finanzen, IP-Support, IT, HR und Gebäudemanagement).
  
  
• Zusätzliche Aufgaben: Unterstützung bei der Erstellung und Organisation von Präsentationen, Beweismaterialien und Informationen sowie Pflege von Datenbanken.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Fremdsprachenkorrespondent:in, Fremdsprachenassistent:in oder eine vergleichbare Qualifikation.
  
  
• Idealerweise 3–5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einer Kanzlei oder einem internationalen Umfeld.
  
  
• Hervorragende Deutschkenntnisse sowie nachweislich sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (ca. 70 % der Kommunikation erfolgen auf Englisch).
  
  
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit IP-Datenbanken (z. B. Inprotech).
  
  
• Hands-on-Mentalität, ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise.
  
  
• Proaktive Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung, Teamgeist und der Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.

Ihre Perspektive

• Ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage in München.
  
  
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
  
  
• Attraktives Gehaltspaket (60-70K) mit leistungsbezogenem Bonus.
  
  
• Hybrides Arbeitsmodell nach der Probezeit, in der Regel mit 3-4 Tagen Präsenz und 1-2 Tagen Home-Office.
  
  
• 30 Tage Urlaub und zusätzliche Benefits wie Firmenfitness (EGYM Wellpass), Deutschland-Ticket und ein umfassendes Benefitportal.
  
  
• Kostenlose Getränke, frisches Obst und ein freundliches Arbeitsklima mit flachen Hierarchien.
  
  
• Regelmäßige Teamevents und Firmenveranstaltungen.