Initiativbewerbung

Executive Assistant to Managing Directors (m/w/d)

Unternehmensberatung

Standort: München
Vollzeit

Für eine weltweit führende amerikanische Unternehmensberatung mit ca. 100 Kolleg:innen und einem hochwertigem Arbeitsumfeld in der Münchner Innenstadt suche ich ab sofort eine Executive Assistant to Managing Directors (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Ihre Rolle

Als Executive Assistant sind Sie die rechte Hand der Managing Directors und spielen eine zentrale Rolle in der Organisation und Effizienz des Tagesgeschäfts. Sie agieren als verlässliche Schnittstelle zwischen den Führungskräften, dem Team und externen Partnern. Mit Ihrem Gespür für Prioritäten und Ihrer ausgeprägten Serviceorientierung stellen Sie sicher, dass reibungslose Abläufe und eine professionelle Außendarstellung gewährleistet sind. Ihre Fähigkeit, vorausschauend zu planen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren, macht Sie zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Führungsteams.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung: Betreuung von zwei Managing Directors im Tagesgeschäft.
  
  
• Reise- und Eventmanagement: Organisation von Geschäftsreisen und internen sowie externen Veranstaltungen.
  
  
• Meeting-Management: Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings.
  
  
• Kontakt- und Datenmanagement: Pflege von Kontaktlisten, Unterstützung bei Business Development Aktivitäten und Versand von Mailings.
  
  
• Präsentationen und Unterlagen: Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen sowie Aktualisierung von Dokumenten.
  
  
• Email-Management: Überwachung und Bearbeitung der E-Mail-Eingänge der Managing Directors.
  
  
• Reisekosten und Zeiterfassung: Bearbeitung der Reisekostenabrechnung im Online-Tool und tägliche Zeiterfassung.
  
  
• Vertragsmanagement: Unterstützung bei der Erstellung von Vertragsunterlagen für Kunden und Pflege der internen Datenbank in Absprache mit der Rechtsabteilung.
  
  
• Internet-Recherche: Einholung von Auskünften und Aktualisierung relevanter Unterlagen.
  
  
• Kommunikation: Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss sowie eine Berufsausbildung.
  
  
• Mindestens 8 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in der Assistenz der Geschäftsleitung in einem Beratungsumfeld.
  
  
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch.
  
  
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit hoher Flexibilität, Eigeninitiative und Proaktivität.
  
  
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion.
  
  
• Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.
  
  
• Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten.
  
  
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

Ihre Perspektive

• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten und ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien.
  
  
• Attraktives Gehalt (70-80K) mit diskretionärem Bonus und betrieblicher Altersvorsorge.
  
  
• 28 Tage Urlaub sowie die Möglichkeit von Sonderurlaub.
  
  
• Hybrides Arbeitsmodell nach der Probezeit, in der Regel mit 3 Tagen Präsenz und 2 Tagen Home-Office.
  
  
• Deutschland-Ticket und zahlreiche Vergünstigungen über das unternehmensinterne Benefitportal.
  
  
• Zugang zu Firmenfitness-Angeboten via EGYM Wellpass, darunter Yoga, Fitnessstudios, Sauna und mehr.
  
  
• Hochwertiges Arbeitsumfeld mit kostenlosem Kaffee, frischem Obst und Snacks.
  
  
• Teamevents und große Firmenevents, um Erfolge gebührend zu feiern.