Initiativbewerbung

Senior Management Assistant (m/w/d)

Biotechnologie 

Standort: Düsseldorf
Vollzeit

Für ein international tätiges Biotechnologieunternehmen in Düsseldorf mit Hauptsitz in den USA suche ich ab sofort eine Senior Management Assistant (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Ihre Rolle

Als Senior Management Assistant unterstützen Sie die Geschäftsführung proaktiv im Tagesgeschäft. Zu etwa 40 % übernehmen Sie die Organisation und Koordination der täglichen Abläufe sowie die Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen. Ein bedeutender Teil Ihrer Aufgaben liegt in der Steuerung und Umsetzung von Projekten in unterschiedlichen Unternehmensbereichen, wie z. B. interne Umzüge, Einkauf, Facility Management, Events oder Inspektionskoordination. Darüber hinaus agieren Sie als zentrale Kommunikationsschnittstelle zum Senior Management Team und unterstützen bei der Analyse sowie Optimierung interner Prozesse.

Ihre Aufgaben

• Executive Support: Übernahme klassischer Assistenzaufgaben wie Termin- und Reisekoordination, Reisekostenabrechnung, Erstellung von Präsentationen, Postbearbeitung und Ablagemanagement.
  
  
• Meeting-Management: Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, inklusive Bereitstellung relevanter Unterlagen und Nachverfolgung offener Aufgaben.
  
  
• Veranstaltungsorganisation: Planung und Durchführung von Events wie unternehmensweite Mitarbeiterversammlungen, Teambuilding-Aktivitäten, Firmenfeiern und Delegationsreisen aus den USA.
  
  
• Schnittstellenfunktion: Zentrale Kontaktperson für das deutsche Management-Team, externe Dienstleister sowie Assistenzkolleg:innen in den USA; Unterstützung des globalen Teams.
  
  
• Kommunikation und Netzwerk: Vertrauensvolle Korrespondenz auf Deutsch und Englisch mit relevanten Stakeholdern sowie Vernetzung und Aufbau von Netzwerken.
  
  
• Projekte und Prozesse: Analyse und Optimierung von Prozessen, selbstständige Umsetzung unternehmensübergreifender Projekte sowie Übernahme von Ad-hoc-Aufgaben.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Europasekretär:in, Fremdsprachenkorrespondent:in, in einem kaufmännischen Beruf oder ein Bachelor-Studium im wirtschaftlichen Bereich.
  
  
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem internationalen Umfeld.
  
  
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
  
  
• Erfahrung im Projektmanagement von Vorteil.
  
  
• Fließende Deutsch- und praxiserprobte Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  
  
• Hervorragende zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
  
  
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Blick für Details.
  
  
• Belastbarkeit, Flexibilität, Verlässlichkeit und Loyalität – auch in zeitkritischen Situationen.

Ihre Perspektive

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen, internationalen und interkulturellen Arbeitsumfeld mit ca. 30 Nationalitäten.
  
  
• Einbindung in zahlreiche relevante Projekte mit hohem Mitgestaltungspotenzial.
  
  
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
  
  
• Zusammenarbeit mit einem dynamischen und nahbaren Vorgesetzten, der partnerschaftliche und konstruktive Zusammenarbeit wie auch Humor schätzt.
  
  
• Ein moderner Arbeitsplatz im Süden von Düsseldorf mit S-Bahn-Anbindung und Firmenparkplätzen.
  
  
• Attraktive Vergütung (bis ca. 68K zzgl. 8 % Bonus), 30 Tage Urlaub, Home-Office-Policy
  (2 Tage/Woche), Mitarbeiter-Aktienprogramm, Jobrad, Zuschuss zum Deutschlandticket, Teamevents, Gesundheitstage und Weiterbildungsmöglichkeiten.