Initiativbewerbung

Rezeptionist:in / Office Coordinator (m/w/d)

Private Equity Unternehmen 

Standort: München
Vollzeit

Für eine führende internationale Private Equity Firma mit >100 Kolleg:innen und einem modernen, großzügigen Büro in München suche ich ab sofort eine/n Rezeptionist:in / Office Coordinator (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Ihre Rolle

Als Rezeptionist:in / Office Coordinator repräsentieren Sie das Unternehmen und sind die erste Anlaufstelle für Gäste, Anrufer und Mitarbeitende. In Zusammenarbeit mit weiteren engagierten Kolleg:innen sorgen Sie dafür, dass der Empfangsbereich reibungslos funktioniert und das Büro jederzeit bestens ausgestattet ist. Diese Position erfordert Präsenz vor Ort an 5 Tagen pro Woche, um Gäste persönlich willkommen zu heißen

Ihre Aufgaben

• Empfang & Begrüßung: Professionelle und freundliche Begrüßung von Gästen, darunter Kund:innen, Investor:innen und Geschäftspartner:innen.
  
  
• Telefonmanagement: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen in Deutsch und Englisch.
  
  
• Raummanagement: Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen inklusive technischer Ausstattung und Catering.
  
  
• Reise- und Eventmanagement: Unterstützung bei der Organisation von Reisen sowie internen Veranstaltungen und Firmen-Events.
  
  
• Verwaltung: Pflege und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Koordination von Lieferanten.
  
  
• Dokumentenmanagement: Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten wie Signaturen, Drucken und Binden.
  
  
• Teamarbeit: Unterstützung der Kolleg:innen im Empfangs- und Assistenzteam sowie Vertretung bei Abwesenheiten.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. zur Hotelfachfrau/-mann in der internationalen Spitzenhotellerie oder eine erfolgreich abgeschlossene fremdsprachliche Ausbildung
  
  
• Einige Jahre vergleichbare Berufserfahrung, in der Sie ihre organisatorischen und administrativen Fähigkeiten erprobt und bewiesen haben
  
  
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse, sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  
  
• Routinierter Umgang mit Google Mail und Google Docs
  
  
• Sehr gute Eigenorganisation und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
  
  
• Gute Umgangsformen, gepflegtes Erscheinungsbild und hohe Serviceorientierung

Ihre Perspektive

• Leistungsgerechtes Gehalt (45-52K) zzgl. Bonus und jährliche Gehaltsüberprüfung
  
  
• Wellness-Programme und Sportzuschüsse
  
  
• 30 Urlaubstage
  
  
• Kostenlose Verpflegung: Snacks, Getränke und frisch zubereitetes Mittagessen
  
  
• Regelmäßige Firmenveranstaltungen und Offsites
  
  
• Unterstützung durch ein eingespieltes Team und eine/n „Buddy“ zur Vertretung bei Abwesenheiten