Initiativbewerbung

Empfangs- & Teamassistenz (m/w/d)

Private Equity Unternehmen 

Standort: München
Vollzeit

Für einen europäisch führenden Private Equity Fond mit modernem Büro und ca. 12 Kolleginnen und Kollegen im Herzen Münchens suche ich ab Frühjahr 2025 eine freundliche, professionelle und serviceorientierte Empfangs- & Teamassistenz (m/w/d).

Ihre Rolle

Als Empfangs- und Teamassistenz repräsentieren Sie das Unternehmen und sind die erste Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und Mitarbeitende. Darüber hinaus unterstützen Sie das Investmentteam in administrativen Aufgaben. Diese Position erfordert Präsenz vor Ort an 5 Tagen pro Woche.

Ihre Aufgaben

• Empfang & Betreuung: Professionelle Begrüßung und Betreuung nationaler sowie internationaler Gäste, Investoren und Geschäftspartner.
  
  
• Telefonmanagement: Annahme und Weiterleitung von Anrufen in Deutsch und Englisch.
  
  
• Besprechungsraum-Management: Vorbereitung und Verwaltung der Konferenz- und Besprechungsräume inklusive technischer Ausstattung und Catering.
  
  
• Post- und Kurierdienste: Verwaltung und Koordination eingehender sowie ausgehender Post, Botendienste und Paketanlieferungen.
  
  
• Materialverwaltung: Eigenständige Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Verbrauchsartikeln.
  
  
• Assistenzaufgaben: Unterstützung von 2 – 3 Investmentmanagern bei Termin- und Reisekoordination sowie Reisekostenabrechnung und allgemeinen administrativen Tätigkeiten.
  
  
• Dienstleistermanagement: Koordination und Betreuung externer Dienstleister und Lieferanten.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (bspw. Hotellerie) oder Ausbildung zur Fremdsprachen-/Europasekretär:in oder vergleichbare Qualifikation
  
  
• Mehrere Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Positionen
  
  
• Deutsch als Muttersprache und sehr gute Englischkenntnisse sowie jeweils sichere Orthographie
  
  
• Versierter Umgang mit MS-Office 365 und Internet
  
  
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details
  
  
• Positives Auftreten, hohe Serviceorientierung und ausgeprägte Teamorientierung
  
  
• Hohe Flexibilität sowie eine proaktive, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise

Ihre Perspektive

• Leistungsgerechtes Gehalt (45-60K) mit jährlicher Gehaltsüberprüfung
  
  
• Jährliches Trainingsbudget nach eigener Wahl
  
  
• 25 Tage Urlaub + Brückentag + nur hälftige Urlaubsanrechnung zwischen den Jahren
  Effektiv: 27-28 Tage Urlaub
  
  
• Mitgliedschaft Fitness First Gruppe
  
  
• Jobrad inkl. bis zu EUR 50 Leasing-Unterstützung im Monat
  
  
• Umfangreiche Verpflegung im Büro
  
  
• Vielfältige Office Events:
  • Sommer-/Weihnachtsfest
  • Monatliche Office-Events
  • Wöchentliche Team Lunches/Dinners