Datenschutzhinweise

1. Information über die Erhebung personenbezogener Daten

1.1. Im Folgenden informiere ich Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten sind dabei alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und insbesondere Daten aus Ihrem Lebenslauf.

1.2. Verantwortlich für die Verarbeitung gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Verena Schiffer
Personalberatung für Assistenz & Office Professionals
Kybergstraße 37, 82041 Oberhaching
Tel: +49 89 75967122
E-Mail: kontakt@verena-schiffer.de

Näheres finden Sie im Impressum.

Ich habe zum besseren Schutz Ihrer Daten freiwillig einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt, den Sie unter datenschutz@verena-schiffer.de erreichen können.

1.3. Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit mir per E-Mail oder über mein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name, Ihre Telefonnummer und angehängte Dateien) gespeichert, um meine Dienstleistung erbringen zu können und ggf. Fragen zu beantworten.

1.4. Falls aus der Anfrage ersichtlich wird, dass Sie eine Vermittlungsleistung wünschen, werden die Daten verarbeitet, um passende Stellen für Sie zu finden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Vor einer Übermittlung an potenzielle Arbeitgeber halte ich in jedem Fall Rücksprache mit Ihnen.

1.5. Daten im Zusammenhang mit Ziffern 1.3 und 1.4 lösche ich, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränke die Verarbeitung bis zur Löschung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

1.6. Zur Verarbeitung Ihrer Daten nutze ich externe Dienstleister (z. B. Software-Lösungen, Wartung der IT). Diese wurden sorgfältig ausgewählt, sind an meine Weisungen gebunden und setzen effektive technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz um. Die Auftragsverhältnisse werden regelmäßig kontrolliert.

2. Verarbeitung von Kandidatenprofilen

2.1. Ihre personenbezogenen Daten erhebe ich direkt von Ihnen, beispielsweise indem Sie mir Bewerbungsunterlagen zuschicken, oder ich Gesprächsnotizen anfertige. Darüber hinaus reichere ich Ihre Informationen gegebenenfalls mit Daten aus beruflichen Netzwerken an. Soweit Sie entsprechende Referenzen angeben, können auch Informationen von diesen Referenzgebern genutzt werden.

2.2. Ich speichere Ihre Daten, um Sie für laufende und zukünftige Vakanzen in Betracht zu ziehen. Ihre Daten werden in einer Datenbank hinterlegt und dienen als Grundlage für das Finden und die Auswahl des/der passenden Kandidat*in. Zugriff auf die Daten habe nur ich und von mir beauftragte Personen.

2.3. Die in meiner Datenbank gespeicherten Daten nutze ich, um zu entscheiden, welche Kandidat*innen ich bei meinen Auftraggebern vorstellen möchte. Ich bereite die Daten außerdem auf, um sie an meine Auftraggeber zu kommunizieren.

2.4. Ich speichere Ihre personenbezogenen Daten nur solange dafür eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO besteht oder gesetzliche Ausbewahrungsfristen einzuhalten sind.

2.5. Profile von Kandidat*innen pflege ich in der Software StarHunter und in OneDrive von Microsoft. Für OneDrive ist die Datenregion EU festgelegt.

3. Ihre Rechte

3.1. Sie haben gegenüber mir jederzeit folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung oder Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch/Widerruf gegen die Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit

3.2. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

4. Erhebung personenbezogener Daten bei Besuch meiner Webseite

4.1. Bei Besuch meiner Webseite werden automatisch personenbezogene Daten erhoben (z. B. IP-Adresse, Browser, Betriebssystem). Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

4.2. Auf dieser Webseite werden keine Cookies verwendet.

5. Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

5.1. Für die Bereitstellung meines Onlineangebotes nutze ich Speicherplatz, Rechenkapazität und Software, die ich von einem entsprechenden Serveranbieter (auch „Webhoster“ genannt) beziehe.

5.2. Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Webhoster). Die Inhalte meiner Website werden bei folgendem Dienstanbieter (Webhoster) gehostet: SMARTinONE, Luitfriedstr. 36, 76275 Ettlingen, Deutschland. Website: https://smart-in.one

5.3. Wenn Sie diese Website besuchen, werden verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adresse/n erfasst. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Webhosters gespeichert.

Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles: Der Zugriff auf mein Onlineangebot wird in Form von sogenannten „Server-Logfiles“ protokolliert. Zu den Server-Logfiles können die Adresse und der Name der abgerufenen Webseiten und Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmengen, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite) und im Regelfall IP-Adressen und der anfragende Provider gehören. Server-Logfiles können zum einen zu Sicherheitszwecken eingesetzt werden, um z. B. eine Server-Überlastung zu vermeiden (insbesondere im Fall von missbräuchlichen Angriffen, wie sogenannten DDoS-Attacken), und zum anderen, um die Auslastung der Server und ihre Stabilität sicherzustellen. Hier bestehen berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). 

5.4. Löschung von Daten: Logfile-Informationen werden für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von dieser Löschung ausgenommen. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung (https://smart-in.one/datenschutzhinweis) von SMARTinONE.

Der Einsatz des Webhosters erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung meines Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.5. Eingesetzte Dienste und Diensteanbieter
Matomo (ohne Cookies): Bei Matomo handelt es sich um eine datenschutzfreundliche Webanalysesoftware, die ohne Cookies eingesetzt wird und bei der die Erkennnung wiederkehrender Nutzer mit Hilfe eines so genannten „digitalen Fingerabdrucks“ erfolgt, der anonymisiert gespeichert und alle 24 Stunden geändert wird. Beim „digitalen Fingerabdruck“ werden Nutzerbewegungen innerhalb meines Onlineangebotes mit Hilfe von pseudonymisierten IP-Adressen in Kombination mit nutzerseitige Browsereinstellungen so erfasst, dass Rückschlüsse auf die Identität einzelner Nutzer nicht möglich sind. Infos zur Webanalyse, Reichweitenmessung im Selbsthosting unter der Website: https://matomo.org/

6. Social Media Auftritte

Ich betreibe folgende Social-Media-Auftritte:
• Instagram: https://www.instagram.com/verena.schiffer
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/verena-schiffer-consulting-personalberatung-für-managementassistenz
und https://www.linkedin.com/in/verenaschiffer

7. Kontaktformular für Bewerber und Unternehmen

7.1. Mit dem Kontaktformular können Bewerber*innen ihre Daten hochladen, die ich zur Vermittlung nutze.

7.2. Unternehmen können ebenfalls ein Kontaktformular nutzen. Diese Daten werden für Kontaktaufnahme und vorvertragliche Gespräche genutzt.

8. Newsletter

8.1. Newsletter­daten: Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötige ich von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Diese Daten verwende ich ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und gebe diese nicht an Dritte weiter. Für die Abwicklung der Newsletter nutze ich einen serverseitigen Newsletterdiensteanbieter von SMARTinONE.

Die Verarbeitung der in das Newsletteranmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den „Austragen“-Link im Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken gespeichert wurden bleiben hiervon unberührt.

8.2. Rechtsgrundlage: Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

8.3. Speicherdauer: Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs hinterlegten Daten werden bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter bei mir bzw. dem Newsletterdiensteanbieter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters aus der Newsletterverteilerliste gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei mir gespeichert wurden, bleiben hiervon unberührt.

Nach Ihrer Austragung aus der Newsletterverteilerliste wird Ihre E-Mail-Adresse bei mir bzw. dem Newsletterdiensteanbieter ggf. in einer Blacklist gespeichert, sofern dies zur Verhinderung künftiger Mailings erforderlich ist. Die Daten aus der Blacklist werden nur für diesen Zweck verwendet und nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Dies dient sowohl Ihrem Interesse als auch unserem Interesse an der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beim Versand von Newslettern (berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Speicherung in der Blacklist ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

9. Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

9.1. Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widerrufen.

9.2. Sie können Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, soweit sie auf der Interessensabwägung basiert.

10. Datensicherheit

10.1. Alle eingegebenen Informationen werden per TLS verschlüsselt.

10.2. Backups sind nach Stand der Technik verschlüsselt.

10.3. Übermittlungen Ihrer Bewerbungsunterlagen an Auftraggeber erfolgen gesichert.

11. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von Werbung wird widersprochen.

12. Audio- und Videokonferenzen

Für die Kommunikation mit unseren Kunden und Geschäftspartnern setze ich Videokonferenztools wie Microsoft Teams und Zoom ein. Diese Tools ermöglichen eine effiziente und ortsunabhängige Kommunikation.

Datenverarbeitung bei der Nutzung von Videokonferenzen

Während der Nutzung dieser Tools werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu zählen:
• Kontaktdaten wie Name und E-Mail-Adresse
• Verbindungsdaten wie IP-Adresse und technische Geräteinformationen
• Kommunikationsinhalte (z. B. Video- und Audiodaten, Chats, geteilte Dateien)

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Nutzung dieser Tools dient der Durchführung von Kommunikation im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen oder zur Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen). In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Auftragsverarbeitung und Datensicherheit

Die Anbieter dieser Tools verarbeiten Daten in meinem Auftrag. Mit ihnen habe ich entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen zu gewährleisten. Für weitere Informationen zu den Datenschutzhinweisen der Anbieter verweise ich auf:
• Zoom: https://zoom.us/de-de/privacy.html
• Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Zusätzlich können bei der Nutzung von Videokonferenzen Microsoft Copilot und Fireflies AI zum Einsatz kommen, um Protokolle von Gesprächen anzufertigen.

Verarbeitung personenbezogener Daten durch MS Copilot und Fireflies AI

Microsoft Copilot ist ein KI-gestütztes Tool, das in Microsoft 365-Anwendungen integriert ist. Es verarbeitet personenbezogene Daten wie Besprechungsnotizen, Inhalte und Protokolle. Fireflies AI hingegen ist ein Tool zur automatisierten Erstellung von Besprechungsprotokollen und Transkripten. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:
• Name und E-Mail-Adresse der Teilnehmer
• Besprechungsinhalte (Audio und Text)
• Datum und Uhrzeit der Besprechungen
• Kontextbezogene Informationen wie Kalenderdaten

Beide Tools sind so konzipiert, dass sie Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen erfüllen, einschließlich der Einhaltung der DSGVO.

Rechtsgrundlage und Transparenz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft Copilot und Fireflies AI erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die Effizienz und Produktivität der Kommunikation zu erhöhen. In einigen Fällen kann auch Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich sein.

Ich informiere alle Teilnehmer vor der Nutzung dieser Tools und hole gegebenenfalls eine Einwilligung ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Datensicherheit und weitere Informationen

Für die Verarbeitung der Daten habe ich mit den Anbietern entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen. Diese gewährleisten die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzerklärungen der Anbieter:
• Microsoft Copilot: https://learn.microsoft.com/de-de/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy
• Fireflies AI: https://fireflies.ai/privacy_policy.pdf

Google Web Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Die Google Fonts sind lokal installiert. Eine Verbindung zu Servern von Google findet dabei nicht statt.