Initiativbewerbung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Single Family Office 

Standort: München
Vollzeit

Für ein Single Family Office mit ca. 20 Kolleg:innen in einem repräsentativen Büro in zentraler Lage in München suche ich ab Frühjahr 2025 eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung.

Ihre Rolle

Als Assistenz der Geschäftsführung entlasten Sie den Geschäftsführer in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Sie übernehmen eine Schlüsselrolle im Team, indem Sie nicht nur klassische Assistenzaufgaben abdecken, sondern auch die Steuerung von Projekten unterstützen und als zentrale Kommunikationsschnittstelle fungieren.

Ihre Aufgaben

• Executive Support: Übernahme aller anspruchsvollen Sekretariats- und Assistenzaufgaben, wie Termin- und Reisekoordination, Reisekostenabrechnung, Postbearbeitung sowie Ablagen- und Fristenmanagement.
  
  
• Teamarbeit: Unterstützung der Investment-Kollegen bei der Steuerung der Deal Flow Prozesse.
  
  
• Kommunikation: Vertrauensvolle Korrespondenz auf Deutsch und Englisch mit Banken, Steuerberatern, Anwälten und weiteren externen Partnern.
  
  
• Meeting-Management: Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings, einschließlich der Bereitstellung relevanter Unterlagen und Nachverfolgung offener Aufgaben.
  
  
• Präsentationen: Erstellung ansprechender PowerPoint-Präsentationen.
  
  
• Empfang und Betreuung: Serviceorientierter Empfang und Bewirtung von Kunden und Gästen.
  
  
• Zusammenarbeit: Enge Abstimmung mit den Assistenzen der Gesellschafter und der Office Managerin.
  
  
• Projekte: Durchführung von Recherchen, Übernahme von Sonderprojekten sowie selbstständige Bearbeitung von Ad-hoc-Aufgaben.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Europasekretär:in, Fremdsprachenkorrespondent:in, Bürokaufmann/-frau, Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder ein Bachelor-Studium im wirtschaftlichen, sozial- oder geisteswissenschaftlichen Bereich.
  
  
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition in einem internationalen, diskreten Umfeld.
  
  
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere in PowerPoint.
  
  
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau sowie fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  
  
• Pragmatismus und eine positive Grundeinstellung mit ausgeprägtem Servicegedanken.
  
  
• Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
  
  
• Feingefühl und Kompetenz im zwischenmenschlichen und kommunikativen Bereich.
  
  
• Belastbarkeit, Flexibilität, Verlässlichkeit und Loyalität, auch in zeitkritischen Situationen.

Ihre Perspektive

• Eine Vertrauensposition mit spannenden und anspruchsvollen Aufgaben in einem dynamischen sowie krisensicheren Arbeitsumfeld.
  
  
• Einbindung in alle relevanten Projekte und die Chance, sich in einem exklusiven Umfeld zu etablieren.
  
  
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
  
  
• Eine attraktive Vergütung (75-85K) und ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage.
  
  
• Diese Position erfordert Präsenz an 5 Tagen vor Ort. Home-Office ist nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Abstimmung möglich.